如何写好公文——做好文字服务工作的几点体会(讲课稿)
同志们：
大家好！很高兴今天能够同各位共青团的同志们进行交流。在座的各位都是建设神农架的中坚力量，也是神农架保护与发展的未来和希望，大家的水平、能力都比较高，因此，让我讲公文写作，感到压力很大。但作为在林区党办、政办这种首脑机关工作了多年的一个老办公室工作人员，我还是想把我所了解的有关公文知识介绍给大家。不妥之处还请大家批评指正。
一、什么是公文？
（一）公文的概念
公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
关于什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。
广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。
狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。
（二）公文的特点
第一，具有法定作者。依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文。包括三种形式：
1、机关名义——对外具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）。如：“神农架林区人民政府文件”
2、机关某组织单位名义——某单位所属的二级单位。如：“神农架林区人民政府办公室文件”。
3、机关法定代表人的名义——如：“神农架林区人民政府区长令”。
第二，具有法定的权威和效用。
1、公文的现实执行效用、现行效用、时效（体现执行性、凭证性)。
2、现行效用的空间（地域、职权）效力范围。
第三，具备特定体式。法定的标准格式。
第四，必须经过特定的处理程序。制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：会签、公布、法定会议或机构批准等
时效性。
公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件。
（三）公文的作用
第一、领导和指导作用。
……（快文网http://www.fanwy.cn省略1576字，正式会员可完整阅读）…… 管部门请求批准等。
14、会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
有上述介绍可以看出，党的公文和行政机关的公文种类不尽相同，既有相同的公文种类，如：决定、请示、报告、意见、通知、通报、批复、函、会议纪要等，党的公文还包括决议、指示、公报、条例、规定等特有的，且种类比行政机关公文也多一种。
二、公文的写作步骤与方法
（一）明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
（二）收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
（三）拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
(四）落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
(五)反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
三、如何写好公文
从事文字服务工作是一件苦差事，“能人”不愿干，笨人干不了。用原中央政研室副主任郑科扬的话说，这“不是人干的活，也不是是人就能干的活。”说到底，这活不好干，但又得干好。干得好的人也不是天生就能干。怎么才能干好呢？经过多年的实践，我感到做好文字服务工作，必须做到五句话，即博学多才、厚积薄发、深思熟虑、熟能生巧、修身养性。只有博学才能多才，只有厚积才能薄发，只有深思才能熟虑，只有熟练才能生巧，只有修身才能养性。学习、积累、思考、实践、修身“五位一体”，是做好文字服务工作的成功之道。如何做到“五位一体”，我把它概括成六句“顺口溜”。
（一）广纳博采，信手拈来
“巧妇难为无米之炊。”从事文字服务工作，对知识、资料和情况的需求是无限量的。要产出就必须投入，我们的投入就是学习和积累。关于学习问题，有关领导讲得太多，各位也有很多体会，我就不在赘述，只谈一下资料的积累问题。有人对积累资料觉得并不重要，平时不当一回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累。巴甫洛夫曾说：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它，你的理论就是无用的挣扎。”对于从事文字工作的同志来说，要想做好本职工作，把材料写好，手中没有各种有价值的资料供自己参考借鉴是不行的。实现自我的提高和超越，尽管途径是多方面的，但有一条是共同的，那就是要善于积累各种资料。实践证明，有些同志虽然同时进入政研系统，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和积累。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容凡乎遍涉当时科学技术各个领域。但是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本，比他的创作本身要多得多。上世纪60年代批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，从事文字工作的许多优秀同志，大都是在善于积累和运用各种资料中慢慢成长起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供，调查研究获得，查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。
积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。
一是要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目；对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，挤时间理解、消化；对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，反复领会。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用；另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其 ……（未完，全文共11345字，当前只显示4096字，请阅读下面提示信息。收藏如何写好公文——做好文字服务工作的几点体会(讲课稿)）
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